Encontrar os melhores funcionários para sua pequena empresa é apenas parte do processo de construção de uma grande equipe. Depois de contratar um novo funcionário, crie uma excelente experiência de integração apresentando-lhe seu cargo e ambiente de trabalho. Afinal, seu novo funcionário só pode aprender com você como ser o funcionário dos seus sonhos.
Mesmo que você e seus funcionários atuais estejam ocupados, encontre tempo para técnicas de integração interessantes e úteis. Apressar o processo ou improvisá-lo pode levar você e seu novo recruta ao fracasso.
Veja como criar uma experiência de integração de sucesso em sua empresa.
O que é integração?
Onboarding é como novos contratados ou contratados aprendem as habilidades, conhecimentos e comportamentos necessários para se tornarem membros produtivos e engajados de sua equipe de pequena empresa. O processo inclui o preenchimento de documentação essencial, participação em treinamentos práticos, convívio com colegas de trabalho e aprendizado da cultura da empresa. A integração é diferente de uma orientação e deve se estender além da primeira semana do funcionário. Pode durar de um mês a um ano.
Em muitas empresas, a integração é muitas vezes confundida com orientação – durante a qual o funcionário pode assistir a alguns vídeos, preencher a papelada e depois ser instruído a ir trabalhar. A integração, no entanto, é uma oportunidade para o seu novo contratado se conectar emocionalmente com a visão e a cultura da sua empresa. Deve fornecer a eles todas as ferramentas e recursos necessários para se tornarem membros produtivos de sua equipe o mais rápido possível. Ao mesmo tempo, deve dar-lhes uma ótima impressão da sua empresa, para que queiram permanecer por muito tempo.
Esses são os três objetivos principais de um processo de integração.
- Aclimate seu funcionário aos processos, cultura, normas e objetivos da sua empresa.
- Envolva o funcionário promovendo relacionamentos de apoio entre o novo funcionário, seus colegas de trabalho e a gerência.
- Retenha o funcionário para aumentar a produtividade e o moral em toda a empresa.
Como a integração fornece ao seu novo funcionário a primeira impressão de sua função na empresa, faça valer a pena seguindo estas 11 práticas recomendadas.
Práticas recomendadas de integração
1. Entenda por que a integração é importante.
A experiência de integração de um funcionário pode influenciar a probabilidade de ele permanecer na sua empresa. Por outro lado, se um funcionário tiver uma experiência de integração ruim, ele poderá decidir que a organização é mal gerenciada e que cometeu um erro ao aceitar o trabalho.
2. Seus esforços de integração devem começar antes do primeiro dia do funcionário.
O processo de integração deve começar antes que seu novo contratado entre no escritório para começar a trabalhar. Para garantir que você está cobrindo tudo, crie uma lista de verificação que inclua o que precisa ser feito antes do funcionário começar a trabalhar, durante a primeira semana e depois.
Assim que eles aceitarem o trabalho, envie-lhes toda a documentação necessária para que não tenham que passar o primeiro dia preenchendo-a. Envie-lhes o manual do funcionário para que você possa resolver qualquer uma de suas preocupações com antecedência. Você pode automatizar facilmente esse processo com um sistema de integração digital como o Workful. A integração digital pode aumentar a precisão e ajudá-lo a criar uma experiência mais pessoal, pois permitirá que você passe mais tempo com seu novo contratado, em vez de esperar que ele preencha os formulários.
Alguns dias antes de começarem a trabalhar, envie-lhes uma nota amigável dizendo como você está animado por tê-los em sua equipe. Informe a que horas devem chegar no primeiro dia, onde estacionar, a quem perguntar e qual o código de vestimenta. Para aliviar ainda mais o nervosismo do primeiro dia, envie-lhes uma agenda para a primeira semana para que saibam o que esperar.
3. Anuncie sua nova contratação à equipe atual.
Pode ser enervante conseguir um novo emprego se ninguém souber quem você é ou qual é a sua função. Para evitar que isso aconteça, envie um e-mail para sua equipe atual apresentando o novo colega de trabalho com um ou dois dias de antecedência. Compartilhe qual será o papel da pessoa, para que todos saibam como ela se encaixará na dinâmica existente. Você também pode incluir uma foto do rosto e uma breve biografia para que sua equipe possa dar as boas-vindas ao seu novo contratado com entusiasmo e autenticidade no primeiro dia.
4. Peça a opinião de sua equipe.
Sua equipe atual é um recurso fantástico para ajudá-lo a construir um processo de integração completo e interessante, então use-os. Pergunte-lhes sobre suas próprias experiências – o que gostaram e o que não gostaram quando ingressaram na equipe. Em seguida, pergunte se há algum treinamento que eles gostariam de ter recebido durante os primeiros meses de trabalho. Isso pode ajudar a garantir que você esteja criando um programa que ensine ao seu novo contratado tudo o que ele precisa para ser produtivo.
5. Configure sua estação de trabalho antes de eles chegarem.
Certifique-se de que seu novo contratado tenha um lugar para pousar no primeiro dia, configurando sua estação de trabalho. Se você estiver usando a mesa ou o armário como espaço de armazenamento extra, certifique-se de que toda a bagunça tenha desaparecido. Considere deixar algo para que eles se sintam bem-vindos, como bilhetes de seus novos colegas de trabalho, blocos de notas com o logotipo da empresa ou uma caneca de café. Certifique-se de que todos os equipamentos que eles usarão estejam configurados e funcionando, incluindo telefone e e-mail. Preparar a estação de trabalho com antecedência demonstra que você já os vê como parte da equipe.
6. Estabeleça expectativas com antecedência.
No primeiro dia do funcionário, discuta o que você precisa dele e o que ele receberá da empresa para ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Forneça-lhes uma descrição detalhada do trabalho e uma lista abrangente de suas responsabilidades. Esta pode ser a mesma informação que você postou no anúncio de emprego, mas lhe dará a oportunidade de falar sobre cada tarefa importante para evitar mal-entendidos. Em seguida, discuta como o trabalho deles se enquadra no cenário geral e ajuda a empresa a atingir seus objetivos.
Por fim, fale sobre como a empresa irá apoiá-los como novos funcionários e quais recursos fornecerá para garantir que eles possam se destacar em seu trabalho.
7. Agende uma reunião individual com seu supervisor direto.
Se o novo funcionário se reportar a alguém que não seja você, certifique-se de que ele tenha uma reunião individual agendada com a pessoa que será seu supervisor. Isso não apenas ajudará a construir um ótimo relacionamento entre o funcionário e seu chefe, mas também lhes dará a chance de começar a falar sobre metas. O supervisor do funcionário pode compartilhar onde espera que a nova contratação esteja no final do primeiro mês, nos primeiros três meses e nos primeiros seis meses. Eles também podem começar a estabelecer metas para o próximo ano.
Isso também dará ao funcionário a oportunidade de discutir seus planos de carreira. Pode parecer estranho discutir o desenvolvimento da carreira no início do mandato do funcionário, mas isso pode aumentar a probabilidade de ele permanecer com você. Deixe seu novo funcionário saber que você está comprometido com ele, dando-lhe a chance de falar sobre onde deseja estar nos próximos anos. Isso lhe dará a oportunidade de determinar como eles podem progredir em sua empresa e quais habilidades você precisa para ajudá-los a aprender a atingir seus objetivos.
8. Compartilhe a história, visão e valores da sua empresa.
Para garantir que o seu novo contratado fique totalmente engajado no trabalho, é crucial que ele entenda a cultura da sua empresa desde o início. Comece compartilhando um pouco sobre a história e visão do seu negócio , para que o colaborador entenda de onde você veio e para onde vai.
Em seguida, fale sobre sua declaração de missão e valores. Tente descobrir o que é importante para eles pessoalmente, para que você possa relacionar isso com o que é importante para sua empresa. Por exemplo, se um dos seus valores fundamentais é a generosidade e o seu novo contratado trabalha regularmente como voluntário em uma organização sem fins lucrativos local, discuta maneiras pelas quais sua empresa poderia se envolver mais com essa organização. Se você puder ajudar o funcionário a se conectar com seu propósito inicialmente, será mais provável que ele permaneça com você.
9. Designe um colega de escritório.
Combine seu novo contratado com um mentor dentro de sua empresa. Escolha alguém que seja um bom modelo e que fique feliz em assumir essa nova responsabilidade. Ao longo do processo de integração, eles podem ajudar seu novo contratado a se acostumar mais com seu ambiente de trabalho. No primeiro dia do novo contratado, seu amigo pode fazer um tour pelo escritório e apresentá-lo ao restante da equipe. Eles também podem explicar quaisquer normas tácitas em seu escritório – como a primeira pessoa que chega ao escritório sempre prepara o café ou que todos se reúnem para um happy hour às quintas-feiras.
10. Trate a equipe para almoçar.
Para ajudar seu novo contratado a começar a socializar e construir relacionamentos com seus colegas de trabalho, certifique-se de que ele não coma sozinho no primeiro dia. Considere servir um almoço ou sair como um departamento ou empresa. Isso dará ao seu novo contratado a chance de conhecer seus novos colegas fora do trabalho. Se isso for demais, peça ao mentor que os leve para sair ou – pelo menos – jante com eles na sala de descanso.
Você também pode pedir a um membro diferente de sua equipe para almoçar com seu novo contratado todos os dias da primeira semana. Isso os ajudará a conhecer seus colegas de trabalho individualmente, o que pode ser menos estressante do que conhecer todos ao mesmo tempo.
11. Faça check-in regularmente.
Embora grande parte do processo de integração ocorra durante a primeira semana do novo contratado, o processo continuará por algum tempo depois disso.
No final do primeiro mês do seu funcionário, converse com ele para ter certeza de que está confortável, feliz e engajado. Reconheça suas contribuições iniciais, para que saibam que já estão ajudando a empresa a ter sucesso. Pergunte-lhes se a sua formação os preparou para se tornarem autónomos na sua função ou se gostariam de receber formação adicional para os funcionários. Converse com eles sobre quaisquer projetos que realizaram e descubra como você pode ajudá-los a se destacarem.
Faça check-in novamente entre o terceiro e o sexto mês na empresa. Até então, seu funcionário terá um conhecimento sólido de sua cultura e de seu papel na empresa. Este é um momento crucial para entrar em contato, para que você possa ter certeza de que eles estão satisfeitos e não buscam uma estratégia de saída antecipada. Se eles estiverem prontos para enfrentar novos desafios, oriente-os na direção certa para que possam continuar agregando valor à sua empresa. Se eles tiverem alguma dúvida, certifique-se de que eles saibam que você considerará cuidadosamente os comentários deles.
Em última análise, você deseja fazer tudo ao seu alcance para garantir que seu novo contratado faça uma boa transição em sua posição e se torne um funcionário de longo prazo. Se você mantiver o controle, você sinalizará a eles que os apoia e os valoriza como membros de sua equipe.
Erros de integração a serem evitados
Contando com acompanhamento de trabalho
Embora possa ser útil para os novos contratados aprenderem com os funcionários atuais, essa tática pode carecer de alguns aspectos cruciais de treinamento e pode não ser adequada para todos. Funcionários experientes podem ter sua própria maneira de trabalhar ou interagir com a empresa, o que pode ser confuso ou inapropriado para um novo membro da equipe. Muitas vezes, seus funcionários estão muito ocupados fazendo seu próprio trabalho para treinar adequadamente um novo contratado por meio de acompanhamento de trabalho, e sua produtividade pode ser prejudicada por causa disso. O acompanhamento do trabalho também pode expor os novos e entusiasmados membros da equipe a funcionários desinteressados ou insatisfeitos.
Oferecendo pouco ou nenhum treinamento
Uma boa integração leva tempo. Se você se apressar no processo de conhecer seu novo contratado, provavelmente pagará o preço mais tarde. Os membros da equipe que recebem treinamento inadequado têm menos probabilidade de produzir um trabalho que atenda aos seus padrões e podem ficar frustrados e encontrar outro emprego em outro lugar. Reserve um tempo para fornecer ao seu novo funcionário oportunidades de prática de baixo risco que o preparem para o trabalho mais avançado que farão mais tarde. Se o seu funcionário se sentir bem informado, ele ficará mais confiante em seu trabalho e menos estressado ao concluir as tarefas. Com o tempo, você pode desenvolver recursos que incluam perguntas comuns ou problemas de experiência de novos contratados e incorporá-los em sua estratégia de treinamento.
Esperando até o primeiro dia para começar a integração
Embora o primeiro dia de um funcionário possa parecer um momento óbvio para começar, na verdade é tarde para iniciar o processo de integração. Começar no primeiro dia significa que, em vez de começar a trabalhar e sentir a função, seu mais novo funcionário desperdiça um dia lidando com papelada. Esta parte do processo é tediosa e enfadonha para todos os envolvidos, dissipando rapidamente qualquer entusiasmo no primeiro dia que seu novo contratado possa ter. A papelada ou formulários podem ser tratados virtualmente com antecedência, e você pode enviar ao seu novo contratado quaisquer informações ou expectativas relevantes por e-mail para que ele possa estar pronto para aprender.
Não conseguir envolver o novo funcionário
Alguns gerentes de equipe veem o processo de treinamento como uma palestra: eles apresentarão o que há para ser aprendido e o novo contratado irá sentar e absorver. Indivíduos com essa mentalidade subestimam a importância do interesse e do envolvimento dos funcionários. Em vez disso, inclua seu novo contratado no processo de integração. Pergunte como eles aprendem melhor e ajuste seus materiais com base nas respostas deles. Você também pode emparelhá-los com um amigo para que possam aprender sobre a cultura da empresa. Tornar a integração interessante e útil mostra ao novo contratado que você se preocupa com sua experiência como funcionário. Afinal, os membros da equipe que não se sentem valorizados provavelmente encontrarão um novo local para trabalhar.