A qualidade de seus funcionários pode ter um grande impacto no sucesso do seu negócio. Embora você possa ficar tentado a apressar o processo de contratação para encontrar novos funcionários e integrá-los o mais rápido possível, contratar os funcionários certos é uma tarefa crítica que não deve ser apressada. Pular etapas ao longo do caminho pode custar caro no longo prazo. Aqui estão algumas práticas recomendadas para um processo de contratação sólido.
Qual é o cronograma do processo de contratação?
É importante ser flexível com o cronograma do processo de contratação, pois você pode achar que precisa adaptá-lo com base nos requisitos da função, do seu setor ou da sua empresa. Porém, você não deve necessariamente personalizar o processo de seleção para cada candidato. Fazer isso muitas vezes resulta em tempo excessivo gasto com candidatos a cargos de alto nível e tempo insuficiente gasto com candidatos a cargos de baixo nível. Você precisa de boas pessoas em todos os níveis. Lembre-se de que vale a pena encontrar o candidato mais qualificado, independentemente do nível de trabalho ou do ambiente de negócios.
Pensando nisso, ao identificar a necessidade de contratar alguém, utilize este modelo para orientá-lo durante o processo:
Semana um
- Crie um anúncio de emprego. O anúncio de emprego deve ter uma descrição precisa do cargo. A descrição correta combina dois elementos: o que a empresa procura em um candidato e como a empresa ajudará o novo funcionário a ter sucesso. Em muitos casos, você está escrevendo para um público especializado com expectativas específicas. Omitir informações importantes sobre sua empresa e o cargo pode levar um candidato qualificado a procurar outro lugar.
- Publique a vaga de emprego. Divulgue o anúncio de emprego em quadros de empregos, sites do setor, mídias sociais e redes profissionais.
- Procure informações externas. Discuta seu processo de contratação com profissionais de confiança, consultores pessoais ou qualquer pessoa que tenha demonstrado talento para fornecer informações sobre seu negócio e setor. Às vezes, pessoas de fora podem oferecer novas perspectivas que levarão você e sua equipe de RH a uma nova e excitante direção. Eles podem até nomear a pessoa que eventualmente conseguirá o emprego.
- Fale com recrutadores. Entre em contato com recrutadores que tenham sido eficazes em seu setor.
- Entre em contato com sua rede. Recrute candidatos diretamente através das redes sociais ou de outros métodos de networking mais tradicionais, como fazer chamadas telefónicas. Nunca é demais lembrar às pessoas que seus talentos são tidos em alta estima, mesmo que elas não se candidatem a esta posição específica.
Semana dois
- Receber e analisar inscrições. Uma semana após a publicação da vaga, você deverá receber algumas inscrições e currículos. Comece a examiná-los para identificar algumas boas opções.
- Conduza entrevistas iniciais. Depois de identificar alguns candidatos qualificados, você pode começar a realizar entrevistas por telefone ou vídeo.
- Peça informações adicionais. Solicite mais informações aos candidatos (se necessário). Peça-lhes que respondam a perguntas enviadas por e-mail, façam um teste de edição ou programação ou forneçam exemplos de trabalho.
Semana três
- Agende e realize entrevistas presenciais. Com base na sua primeira rodada de entrevistas, comece a agendar e realizar entrevistas presenciais. Em situações de emergência, a videoconferência pode ser suficiente.
Semana quatro
- Termine a primeira rodada de entrevistas presenciais. Dependendo da posição que você está preenchendo e de muitos outros fatores, o número de semanas que você gasta na primeira, na segunda e nas rodadas de entrevistas adicionais irá variar.
- Faça a segunda rodada de entrevistas. Agende e conduza entrevistas de segunda rodada e organize apresentações de candidatos e entrevistas em grupo.
- Faça verificações de referência. Referências de contato. O gerente de contratação ou especialista de RH pode realizar essa etapa no início do processo, mas se ainda não o fez, agora é a hora.
Semana cinco
- Realize entrevistas de acompanhamento. Se necessário, faça outra rodada de entrevistas, muitas vezes com os candidatos reunidos com a alta administração.
- Peça aos candidatos que façam apresentações. Agende e realize sessões nas quais os candidatos selecionados façam apresentações.
- Finalize a lista. Limite sua lista a alguns candidatos que você se sentiria confortável em contratar.
Semana seis
- Faça uma oferta de emprego. Depois de ter um candidato importante em mente, faça uma oferta. Certifique-se de ter todos os detalhes, como salário e benefícios, descritos em sua oferta.
- Nem todo candidato aceitará sua primeira oferta. Esteja preparado para negociar salário e outras condições de emprego.
- Realize verificações de antecedentes. Antes de finalizar qualquer contrato de contratação, certifique-se de que tudo em uma verificação de antecedentes (se você decidir realizar uma) foi abordado.
Quanto tempo leva em média o processo de contratação?
De acordo com o Get Hired by LinkedIn News, o processo de contratação leva em média de três a seis semanas. No entanto, o prazo para conclusão do processo de contratação, desde a publicação inicial da vaga até a aceitação da oferta, varia entre os setores e as empresas.
Por exemplo, cinco indústrias com alguns dos prazos de contratação mais longos incluem governo, aeroespacial e defesa, energia e serviços públicos, biotecnologia e farmacêutica, e organizações sem fins lucrativos.
Os setores com os processos de contratação mais curtos são aqueles com padrões de pessoal dinâmicos e uma maior ênfase nas habilidades do que nas credenciais educacionais, como restaurantes e bares, segurança privada, supermercados, automotivo e beleza e fitness.
O cronograma de contratação da sua empresa será exclusivo do seu negócio e, possivelmente, até mesmo do departamento ou cargo para o qual você está contratando. Além de observar o cronograma médio de contratação para o seu setor, você pode obter uma estimativa de quanto tempo levará o seu processo de contratação perguntando a si mesmo estas três perguntas:
- A sua empresa dá grande ênfase à adequação cultural? Os gestores de contratação estão cada vez mais interessados em encontrar candidatos que se enquadrem num determinado sistema de costumes, objetivos e valores. Encontrar essas pessoas amplia o processo de seleção com entrevistas adicionais, às vezes em ambientes informais.
- A sua vaga está aberta para um cargo que exige julgamento e criatividade significativos? Como a automação elimina muitos trabalhos rotineiros e orientados para tarefas, uma porcentagem maior de cargos exige habilidades de pensamento avançadas. Isso significa que você deve pensar mais sobre quem contratar. Ferramentas como avaliações de habilidades e testes de personalidade geralmente valem o seu investimento.
- A descrição do cargo enfatiza as habilidades de atendimento ao cliente? As habilidades de atendimento ao cliente nunca foram tão importantes para os negócios e são avaliadas com mais precisão em um processo de entrevista mais demorado.
Embora essas três instâncias possam adicionar tempo extra ao seu processo de contratação, é importante avaliar cada posição cuidadosamente.
Como criar um processo de contratação eficaz
Sua equipe de RH deve criar um processo de contratação que seja confortável tanto para a empresa quanto para os candidatos. Os testes de inteligência geral e conhecimentos específicos têm o seu lugar, especialmente na identificação de candidatos que não cumprem as qualificações mínimas. No entanto, a decisão final sobre um candidato normalmente depende do julgamento de um gerente de contratação ou de um executivo sênior.
Os gerentes de contratação supervisionam todas as etapas do processo seletivo, incluindo recrutamento, triagem, agendamento e realização de entrevistas, testes e, por fim, negociação de ofertas de emprego. Mas os executivos seniores também podem estar envolvidos no processo de contratação, pelo menos como consultores. Afinal, eles são os responsáveis finais por quem trabalha na empresa e pelo desempenho dos funcionários.
O processo de contratação ideal precisa ser flexível o suficiente para atender aos desejos dos executivos seniores. As empresas com as melhores pessoas tendem a ser aquelas em que um especialista em RH e um CEO conversam entre si.
A complexidade do seu processo de contratação dependerá de vários fatores, incluindo os seguintes:
- Tamanho da empresa
- Grau de rentabilidade
- Posição dentro de um mercado competitivo
- História da empresa
- Cultura da empresa
- Número de vagas que você deseja preencher
- Nível da posição
- Se o cargo é uma nova função para a empresa
- Número de pessoas envolvidas no processo de contratação
Como agilizar o processo de contratação
Reservar um tempo para contratar a pessoa certa pode evitar erros, mas também pode dar ao seu candidato favorito a chance de encontrar uma oportunidade diferente. Além disso, um processo de contratação lento significa que outros projetos podem não receber a atenção que merecem.
Elabore uma descrição de cargo clara e específica.
A descrição da função deve ser completa, mas não repleta de detalhes de todas as demandas possíveis que o novo contratado enfrentará. A descrição correta do cargo pode funcionar como um roteiro para todo o processo de contratação.
Considere apenas os melhores candidatos.
Seja fiel ao seu processo de seleção e traga apenas candidatos selecionados para entrevistas. Confie nos seus instintos sobre os candidatos depois de ler seus currículos. Um determinado candidato pode parecer interessante, mas será que essa pessoa será realmente adequada para sua empresa? Em vez de agendar de cinco a dez pessoas para uma primeira entrevista, você pode optar por três a cinco. Evite entrevistar muitos candidatos que possam parecer interessantes, mas que não atendam às qualificações mínimas para a função.
Não negligencie os candidatos internos.
Os candidatos internos podem não ser perfeitos, mas os candidatos externos também não o são, apesar dos seus currículos impressionantes. E mesmo que um candidato interno seja entrevistado, mas não contratado, pelo menos essa pessoa não se sentirá menosprezada. “Recrutar” pessoas que já estão a bordo é uma forma de construir melhores vínculos de comunicação dentro da sua empresa.
Simplifique o processo de inscrição.
Siga o caminho da inscrição fácil, em vez de exigir informações detalhadas antecipadamente em uma inscrição longa, o que pode desencorajar possíveis candidatos. No início, peça simplesmente uma carta de apresentação e um currículo. Leva apenas alguns minutos para visualizar essas informações. Se gostar do que vê, poderá obter informações mais detalhadas na próxima etapa do processo de contratação.
Obtenha uma vantagem inicial nas referências.
Entre em contato com referências de emprego no início do processo de contratação, e não mais tarde. Acrescentar essa etapa ao final de uma série de entrevistas pode atrasar a contratação. (Um contato importante pode estar de férias, por exemplo.) Além disso, verificar referências é uma forma importante de avaliar talentos e não deve ser tratada como algo secundário. Saber mais sobre um candidato que vem para uma entrevista ajudará sua equipe de RH a fazer melhores perguntas na entrevista, levando a uma troca mais rica de ideias e informações.
Seja flexível.
Se um candidato não tiver um diploma avançado específico ou a mesma formação que todos os outros no cargo, isso deve ser um obstáculo ? Se você se apegar a muitas noções preconcebidas sobre o candidato ideal, poderá ignorar alguém que poderia trazer novas ideias para o seu negócio. Isto é especialmente verdadeiro porque a Geração Z deixa sua marca na força de trabalho , muitos dos quais não concordam com a crença de que não é necessário um diploma universitário para ter uma carreira de sucesso.
Terceirize certas tarefas.
Se você prevê ficar sobrecarregado com o processo de contratação – e isso pode acontecer, por motivos fora do seu controle – terceirize parte do processo para uma agência de recrutamento profissional.
Perguntas frequentes sobre o processo de contratação
Aqui estão algumas perguntas comuns – e suas respostas – que muitos proprietários de pequenas empresas têm sobre a contratação de novos funcionários.
Quanto normalmente custa o aluguel médio?
O custo de uma nova contratação depende em grande parte do salário inicial e de quaisquer vantagens imediatas. Existem, no entanto, custos quase universais associados à contratação que ocorrem mesmo em setores dramaticamente diferentes.
O custo médio para contratar um novo funcionário vai variar de acordo com a região que seu está estabelecido no Brasil. Isso inclui o custo do RH para processar o novo funcionário, o pagamento ao funcionário que provavelmente não produzirá um trabalho produtivo (como durante a orientação ou treinamento) e inúmeras outras despesas que fazem parte do processo.
Quais ferramentas podem ajudar a tornar o processo de contratação mais eficiente?
Os sistemas de rastreamento de candidatos são populares. Eles ajudam o RH a publicar listas de empregos, analisam e organizam currículos de candidatos, identificam candidatos bem qualificados e ajudam as empresas a rastrear candidatos durante todo o processo de contratação. Outro software de RH mais abrangente e bem avaliado também pode ser usado para agilizar o processo de contratação se você quiser algo que possa ajudar a contratar, integrar e gerenciar trabalhadores durante todo o ciclo de vida do funcionário.
Outra ferramenta útil é uma boa referência à moda antiga. Os programas de indicação de funcionários exigem um investimento para serem implementados, mas podem gerar grandes recompensas ao atrair contratações de qualidade para sua empresa que, de outra forma, não ouviriam falar de sua empresa.
O gerente de contratação toma a decisão final de contratação?
Sim, o gerente de contratação é o tomador de decisão final ao selecionar qual candidato receberá a oferta de emprego. Recrutadores ou outros profissionais de RH podem estar envolvidos no processo de contratação, mas o gerente de contratação tem a palavra final.
O gerente de contratação ou RH faz a oferta de emprego?
Embora os gerentes de RH e de contratação muitas vezes trabalhem juntos durante todo o processo de contratação, será o gerente de contratação quem entrará em contato e estenderá a oferta de emprego ao candidato selecionado. São eles que trabalharão diretamente com o candidato após sua contratação.
Qual dia da semana/hora do dia é melhor para fazer uma oferta de emprego?
Terça-feira tende a ser o dia da semana mais popular para os empregadores estenderem ofertas de emprego. Isso ocorre porque as segundas-feiras são normalmente reservadas para tarefas administrativas em dia, mas os gerentes de contratação desejam chegar aos candidatos viáveis o mais rápido possível. Se a decisão for tomada no final da semana, muitos dirigentes também optam pela quinta-feira, para que possam receber a oferta antes do fim de semana.
O horário mais popular do dia para estender uma oferta é às 11h. É considerado tarde o suficiente para que a maioria das pessoas esteja acordada e alerta. Também é antes do almoço, o que dá aos destinatários da oferta uma oportunidade provável de responder à oferta.