Hoje em dia, sua equipe pode trabalhar em vários locais – talvez no escritório, talvez em casa ou você pode ter uma combinação de cenários. Atender às novas necessidades de seus fornecedores e clientes pode até fazer com que você altere todo o seu processo de negócios, especialmente se sua equipe estiver reduzida e dispersa.
Mas em tempos de mudança ou instabilidade, as empresas bem-sucedidas continuam a ter sucesso porque maximizam a eficiência do seu dia de trabalho. Ao confiar no seu talento e seguir estas sete dicas, você pode garantir que a produtividade dos funcionários permaneça alta em qualquer circunstância.
Como maximizar a produtividade da sua pequena empresa
1. Aproveite as ferramentas de comunicação e colaboração.
A comunicação nunca foi tão importante. Em tempos de interação física reduzida e trabalho remoto, enviar e receber e-mails não é suficiente. As equipes agora devem coordenar vários aplicativos diferentes, até mesmo nos projetos mais fáceis. Adicionar etapas extras a um processo que antes era simples pode ameaçar a eficiência das tarefas mais básicas e retardar exponencialmente toda a operação.
A melhor maneira de gerenciar uma equipe virtual é investindo em novas ferramentas de colaboração digital que agora dominam o cenário empresarial. Estes podem facilitar a comunicação instantânea e eficaz através de exibições visuais intuitivas, atualizações ao vivo e análises de desempenho que medem a produtividade individual dos funcionários.
Produtos de software, como Slack, Asana e Trello, e serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem, como Google Cloud e Microsoft OneDrive, permitem que sua empresa simplifique toda a comunicação por meio de um hub central, transfira arquivos facilmente e edite documentos dinâmicos em tempo real. Todos os usuários podem contribuir, e muitos desses serviços indicam quais alterações foram feitas por cada membro da equipe.
2. Alcançar metas realistas através da responsabilização.
Para empresas sem escritório físico, a transparência é fundamental. A produtividade é a medida do tempo bem gasto, e a presença de mais horas disponíveis não garante que essas horas serão benéficas ou mesmo aproveitadas. O primeiro passo é garantir que os funcionários cumpram pelo menos as horas de trabalho exigidas. Ferramentas que rastreiam quando seus funcionários entram no dia irão alertá-lo de que eles estão presentes e cumprindo o horário exigido. Sem a capacidade de rastrear esses dados manualmente, você pode instalar os melhores aplicativos de controle de tempo para gerenciar esses dados para você.
Depois de saber que os funcionários estão trabalhando nas horas que deveriam, ajude-os a aproveitar ao máximo o dia. Dar aos funcionários metas ou objetivos diários claros melhorará o moral e a produtividade, pois as pessoas tendem a trabalhar com mais eficiência quando estão focadas em um objetivo claro e predeterminado com um prazo claro.
Como você define essa meta? Você o divide em subobjetivos digeríveis trabalhando de trás para frente. Determine o resultado que você espera de seus funcionários fazendo engenharia reversa do processo para que você possa fornecer uma série de resultados.
Por exemplo, imagine que sua meta é enviar 100 cadeiras até o final da semana. Primeiro, identifique onde na cadeia de produção uma cadeira precisa estar na manhã de sexta-feira para ser enviada naquele fim de semana. Repita esse processo para o seu produto todos os dias da semana ou, para metas de longo prazo, todas as semanas ou meses. Isso desenvolve diretrizes abrangentes com expectativas claras para você e seus funcionários. Este processo também pode ajudar a familiarizá-lo com o trabalho mais exigente da sua equipe e fornecer uma melhor visão sobre as metas mensais, semanais e diárias para cada posição.
3. Crie condições de trabalho favoráveis.
O Google e o Facebook gastam muito para oferecer espaços de trabalho excelentes porque as empresas entendem que a felicidade é fundamental para o desempenho dos funcionários. Isso não significa que você precise instalar uma academia totalmente equipada em seu escritório. Pequenos ajustes geralmente têm um efeito descomunal.
Embora as comodidades no local de trabalho, como o sistema de aquecimento premium que você comprou, possam não afetar atualmente os funcionários que trabalham remotamente, considere substitutos virtuais. A sua festa quinzenal da pizza no escritório foi um grande sucesso? Envie aos seus funcionários um pequeno voucher para pedir o almoço e agende uma videochamada para que todos possam comer juntos uma tarde. Uma equipe que se sente valorizada terá motivação extra para ser produtiva e cumprir os objetivos que tem pela frente.
4. Elimine atividades que desperdiçam tempo.
Se quiser aumentar a produção, você e seus funcionários precisam estar focados. Cada hora passada na sua empresa precisa contar, mas mesmo os trabalhadores mais apaixonados e engajados deixarão suas mentes vagarem e gastarão cinco minutos extras nas redes sociais.
Para permanecer produtivo, minimize as oportunidades de diversões desnecessárias. Exclua aplicativos de telefone que distraem ou pelo menos silencie-os durante o horário de trabalho. Desligue as notificações do telefone ou, melhor ainda, desligue o telefone e guarde-o na gaveta da sua mesa.
Incentive seus funcionários a manter um caderno onde possam anotar quaisquer pensamentos que os distraiam e deixá-los ir. Este exercício de visualização ajuda a remover pensamentos que distraem para que você possa se concentrar no trabalho.
Acima de tudo, assegure aos seus funcionários que eles não devem se culpar se estiverem distraídos. Em vez disso, eles deveriam gentilmente guiar suas mentes de volta ao trabalho.
5. Automatize o máximo de tarefas possível.
Se você já está no mercado há algum tempo, sabe que muitos processos e atividades ainda são feitos manualmente. Muitas vezes são tarefas pequenas, mas essenciais.
Mas e se essas tarefas pudessem ser automatizadas para que você e seus funcionários pudessem dedicar mais tempo a processos ou tarefas mais complexas?
Avalie as operações do seu negócio e invista em software que automatize o máximo possível desses processos, para que você possa realizar o trabalho rotineiro com eficiência e seus funcionários possam se concentrar em outras tarefas. Mais destas soluções estão disponíveis agora do que nunca devido à atual demanda por infraestrutura móvel. Este é um excelente momento para reavaliar quais funções de trabalho podem ser eliminadas, para que você possa alocar melhor o tempo para necessidades mais urgentes que exigem o pensamento crítico de um trabalhador humano.
6. Crie um fluxo de trabalho eficiente e organizado.
Uma longa lista de tarefas e prazos urgentes surgindo entre o que já é uma superabundância de mensagens e alertas digitais podem sobrecarregar você e seus funcionários. Redefina seu fluxo de trabalho para encontrar um equilíbrio que proporcione uma sensação de prioridade e clareza entre o bando de notificações que aparecem em todas as telas.
Avalie sua lista de tarefas diárias e classifique cada item de acordo com seu nível de importância. Reorganize a lista e decida quais projetos podem ser adiados ou pausados. Em seguida, ajude os funcionários a se concentrarem no que é mais importante. Cada alerta pode parecer urgente num espaço de trabalho virtual, pelo que uma reavaliação ocasional pode poupar tempo e energia a todos.
7. Aprenda com sua equipe.
Você está lutando para entender por que certas tarefas demoram tanto? Você pesquisou cada parte do processo, mas não consegue encontrar uma área problemática que possa ser simplificada? Uma forma de encontrar soluções para esses problemas é perguntar a quem sabe melhor do que você: seus funcionários.
Como seus funcionários trabalham nesses processos todos os dias, são eles que estão familiarizados com as minúcias de cada função. Ao investigar possíveis áreas de melhoria, enquadre as perguntas como curiosidade genuína, em vez de acusações. Por exemplo, não pergunte por que algo leva tanto tempo. Em vez disso, enquadre-o como uma oferta para ajudar a melhorar o processo.
Se você teme que os funcionários possam relutar em responder com críticas honestas à empresa, ofereça uma pesquisa anônima para amenizar suas preocupações. Você pode preparar perguntas diferentes para cada departamento e fornecer instruções abertas. Pode revelar problemas que você nunca imaginou. Essa visão interna do seu próprio negócio também permitirá avaliar outros fatores, como a cultura da empresa, a eficiência do departamento e o envolvimento geral.
Como as ferramentas de monitoramento de funcionários podem monitorar a produtividade
O software de monitoramento de produtividade é crucial ao gerenciar funcionários remotos, mas também pode beneficiar uma equipe de escritório unida.
A utilização de um software de monitoramento de produtividade oferece uma visão detalhada do dia de trabalho de cada funcionário. Você pode acompanhar o fluxo de trabalho dos funcionários, incluindo frequência, horas diárias, níveis de produtividade, hábitos de trabalho e relatórios.
O software de monitoramento de produtividade não deve ser usado como vigilância 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas como uma ferramenta para construir relacionamentos, conhecer os pontos fortes e fracos dos funcionários e atingir metas. Os funcionários ainda devem ter tempo pessoal e pausas para descompressão ao longo do dia.
Seja transparente quanto ao monitoramento, envolva os funcionários em iniciativas de toda a empresa e incentive-os quando as metas forem atingidas. Investir no melhor software de monitoramento de funcionários pode reduzir a rotatividade e economizar tempo e dinheiro.