5 maneiras de reduzir custos operacionais para sua pequena empresa

adminDica, Empreender

Aumentar o fluxo de caixa sem sobrecarregar os funcionários ou sacrificar a qualidade dos produtos ou serviços é um desafio, especialmente se suas finanças estiverem apertadas e seus recursos limitados. A racionalização de despesas é mais simples e impacta diretamente na sua margem de lucro.

Cortar custos comerciais pode aumentar a lucratividade. A implementação de métodos sistemáticos de controle de custos pode gerar economias imediatas e, ao mesmo tempo, garantir margens de lucro competitivas.

Como reduzir custos operacionais para sua pequena empresa

Várias funções e categorias de pequenas empresas se prestam a medidas de redução de custos:

  • Investimentos em tecnologia
  • Terceirização de funções secundárias de negócios
  • Contratando
  • Negociando com fornecedores
  • Monitorando e ajustando funções de negócios

Examinaremos cada elemento com mais profundidade e apontaremos maneiras de cortar custos e aumentar a lucratividade.

1. Abrace a tecnologia.

Examine os processos administrativos atuais e identifique áreas onde a automação e a tecnologia poderiam aliviar os funcionários de tarefas manuais. A tecnologia empresarial está mudando rapidamente e a implementação dos softwares e soluções mais recentes pode reduzir significativamente os custos operacionais.

Muitas soluções online podem automatizar várias funções de pequenas empresas por uma fração do custo de contratação de recursos humanos. Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode economizar horas de esforço manual todos os dias, liberando os funcionários para dedicarem seu tempo à produtividade empresarial. Além disso, como as máquinas não são propensas a erros, a tecnologia reduz os erros humanos.

Aqui estão algumas maneiras de reduzir seus custos operacionais com tecnologia:

  • Reduza a carga da folha de pagamento. Em vez de contratar um contador e contratar um departamento de cobrança, incorpore software de faturamento e contabilidade para melhorar a eficiência. As soluções de contabilidade podem reduzir significativamente o tempo necessário para realizar tarefas diárias, liberando os membros da equipe para realizar outras atividades comerciais cruciais.
  • Reduza seus custos de marketing. Experimente métodos e plataformas de marketing de baixo custo. Por exemplo, explore as ferramentas de marketing do Facebook, use o Instagram para negócios e experimente os anúncios do Pinterest para atingir diretamente o seu mercado-alvo. O Google Ads é outra forma de apresentar sua empresa a pessoas que procuram ativamente seus produtos ou serviços.
  • Pague menos pelo espaço de escritório. Uma lição da pandemia da COVID-19 é que o espaço de escritório nem sempre é necessário. Na verdade, a Pesquisa de Incerteza Empresarial do Federal Reserve Bank de Atlanta descobriu que a parcela de dias de trabalho em casa deverá quase triplicar em relação aos níveis pré-pandemia, passando de 5,5% para 16,6% na era pós-pandemia. . Com uma força de trabalho remota expandida, considere reduzir ou eliminar o espaço de escritório. Tecnologias como Google Drive ou Basecamp centralizam documentos e armazenamento de arquivos, enquanto Skype, Slack, Trello e Zoom permitem reuniões virtuais e colaboração.
  • Economize em despesas de viagem. Os custos de deslocamento e subsídios de viagem representam uma porcentagem significativa das despesas operacionais totais de uma empresa. Economize tempo e dinheiro organizando reuniões e apresentações online. O Webex da Cisco pode ser um excelente utilitário para realizar reuniões, webinars e apresentações online.

2. Terceirizar funções de negócios.

Encontrar um parceiro de terceirização para funções comerciais secundárias é outra maneira inteligente de reduzir custos operacionais. A terceirização ajuda a manter sua organização compacta e, ao mesmo tempo, reduz os custos de folha de pagamento. Em vez de desviar seu foco e esforço para gerenciar tarefas não essenciais, você poderá dedicar seu tempo a atividades geradoras de receita.

Aqui estão alguns serviços que podem ser passíveis de uma terceirização bem-sucedida.

  • Atividades de suporte de TI: se você tiver apenas alguns sistemas de computador para gerenciar, não precisará necessariamente de uma equipe interna de especialistas em hardware. Os computadores não travam todos os dias, mas quando isso acontece, um centro de serviço na sua área pode ajudar. Além de consertar seus computadores, um provedor de TI terceirizado pode oferecer vários serviços valiosos, incluindo instalação de software, solução de problemas de desempenho e manutenção de rotina do sistema.
  • Preparação de impostos: Preparar sua declaração fiscal anual é uma área em que você não precisa de funcionários dedicados ao longo do ano. Os programas de contabilidade modernos podem fazer grande parte do trabalho braçal de preparação para a declaração de impostos e, então, você pode enviar registros e relatórios para um profissional tributário externo.
  • Suporte ao cliente: toda empresa lida com clientes, e o suporte ao cliente é uma área que ninguém pode ignorar. Mas manter uma equipe de suporte ao cliente pode ser caro, especialmente quando você leva em consideração as despesas de recrutamento e treinamento. Muitas pequenas empresas preferem terceirizar as atividades de atendimento ao cliente para um fornecedor externo, em vez de cuidar disso internamente.
  • Marketing: você pode contratar uma empresa de marketing externa para cuidar de sua publicidade, marketing de mídia social e outras vias de marketing. Contratar um executivo de marketing interno experiente pode ser caro e, com tantos canais de marketing, escolher em que focar pode ser confuso. Considere entrevistar agências de marketing para que você possa aproveitar sua experiência e conhecimento para ajudar a expandir sua empresa. As agências geralmente fornecem uma proposta com recomendações e orçamentos, ajudando você a selecionar o parceiro de marketing terceirizado certo para suas necessidades.

3. Tome decisões de contratação mais inteligentes.

Reduza os gastos anuais com RH com decisões inteligentes de contratação, como encontrar candidatos com múltiplas habilidades. Por exemplo, se o seu novo assistente administrativo entende de marketing de conteúdo, isso é uma grande vantagem.

Outra ideia é contratar empreiteiros em vez de funcionários em tempo integral. Muitas pequenas empresas estão recorrendo a freelancers profissionais excepcionais para trabalhos ad hoc. Esta prática revolucionou a forma como as startups competem com organizações estabelecidas no mercado atual.

Contratar freelancers e estagiários pode ser um golpe de mestre para economizar dinheiro para pequenas empresas. Contrate profissionais contratados pelo tempo necessário para realizar o trabalho; você não precisa pagá-los quando não há trabalho. O trabalho é feito e as despesas gerais não são adicionadas aos seus compromissos de folha de pagamento. É uma situação ganha-ganha.

Aqui estão algumas áreas onde as empresas geralmente se beneficiam com a contratação de freelancers.

  • Redação: precisa de um redator para criar conteúdo envolvente para seu novo site ou para redigir seus boletins informativos semanais ou postagens de blog? Nesse caso, navegue em mercados freelance como Upwork ou Guru para encontrar toneladas de redatores talentosos por uma fração do custo de funcionários em tempo integral. Redatores freelance geralmente cobram uma taxa por hora ou por palavra. De acordo com a Upwork, os redatores cobram de US$ 19 a US$ 45 por hora, mas as taxas podem ser mais altas dependendo de vários fatores, incluindo quantidade de pesquisa necessária, especialização de conteúdo, tipo e complexidade do projeto, nível de especialização e prazos apertados.
  • Desenvolvimento web: você pode contratar um desenvolvedor web freelancer para construir o site da sua empresa. Usar um freelancer é mais barato do que contratar um desenvolvedor web em tempo integral ou usar um dos melhores construtores de sites e serviços de design. Como o trabalho consiste principalmente em codificação, algumas pequenas empresas usam desenvolvedores web baseados no exterior, pois tendem a cobrar taxas mais baixas. Se o seu site for relativamente simples, você pode usar um serviço de modelo da web como o Wix para criar seu próprio site.
  • Otimização de mecanismos de pesquisa: os visitantes orgânicos são a força motriz do sucesso de qualquer negócio online. Embora as empresas de grande porte tenham orçamento para formar uma equipe interna de especialistas em SEO, as startups podem ter dificuldade em contratar um profissional de SEO em tempo integral. Serviços freelance podem ajudar. Um contratante freelance de SEO pode otimizar o código do seu site e incorporar palavras-chave, entre outras tarefas. Você pode pagar a eles uma taxa mensal para corrigir problemas e enviar listagens para manter seu site visível.
  • Design gráfico: Precisa de um panfleto rápido? Procurando um artista gráfico para criar o modelo de landing page para uma nova campanha de email marketing ? Para tarefas de design ad hoc, um designer gráfico freelancer é a solução. Sites como Fiverr e 99designs são sua melhor aposta para encontrar um designer gráfico incrível por apenas US$ 5 por tarefa.

4. Negocie com fornecedores.

Você está pagando os melhores preços possíveis por bens e serviços? Examine suas despesas operacionais e veja onde você poderá negociar melhores taxas. Considere os seguintes fatores.

  • Descontos por volume: Se você comprar produtos ou matérias-primas a granel, poderá obter um desconto por volume.
  • Flexibilidade para bons clientes: aproveite o fato de que sua empresa é cliente do fornecedor há muito tempo, tem um excelente histórico de pagamentos ou faz pedidos frequentes de alto custo. O fornecedor não vai querer perder você como cliente e pode ser flexível no preço.
  • Status de cliente principal: sua empresa é responsável por pelo menos 10% da receita anual do fornecedor? Nesse caso, você está em uma boa posição de negociação e deverá conseguir reduzir o preço.
  • Preços dos concorrentes: veja quanto os fornecedores concorrentes cobram pelo mesmo serviço ou materiais e use essas informações para negociar. Se o fornecedor não alterar o preço, você sempre poderá trocar de fornecedor.
  • Avaliações ou depoimentos: ofereça-se para dar ao fornecedor uma avaliação ou depoimento positivo para fins de marketing. O fornecedor pode mostrar sua apreciação com preços mais baixos.
  • Concessões não relacionadas ao preço: mesmo que você não consiga reduzir o preço geral, poderá conseguir outras alterações nos termos do contrato, como melhores condições de pagamento ou entrega mais rápida.

5. Analise e ajuste continuamente.

Administrar um negócio de sucesso é um processo contínuo que requer monitoramento, análise e ajuste contínuos. Examine vários fatores de custo para garantir que você não está pagando mais do que o absolutamente necessário.

Aqui estão alguns exemplos de áreas a serem monitoradas para possíveis oportunidades de redução de custos.

  • Tempo dos funcionários: determinados horários do dia, da semana, do mês ou do ano são mais movimentados do que outros? Se você tem funcionários horistas, agende mais deles durante períodos de maior movimento e menos durante horários de lentidão. Para maximizar o tempo dos funcionários, se você tiver um sistema PDV, visualize os relatórios de vendas do PDV por hora do dia, semana e mês. Os melhores processadores de cartão de crédito também possuem painéis que permitem visualizar vários relatórios de vendas. Ao manter o controle de suas necessidades de pessoal, você garante cobertura e economiza dinheiro.
  • Níveis de estoque: Armazenar estoque pode ser caro, especialmente ao alugar espaço de depósito. Em seu software de gerenciamento de estoque ou nos recursos de estoque do sistema POS, examine os relatórios de vendas por período e produto para determinar os níveis ideais de estoque. Analise as especificações do produto, pois um tamanho, versão ou cor pode vender melhor do que outros. Alternativamente, implemente uma estratégia just-in-time para inventário para minimizar custos; para pedidos de comércio eletrônico, considere fazer dropshipping diretamente do fornecedor.
  • Custos financeiros: Embora os custos financeiros não sejam tão variáveis ​​quanto os custos de pessoal ou de estoque, faça uma revisão de suas despesas financeiras trimestralmente. Você está obtendo o máximo de juros sobre o dinheiro que tem no banco? Você deve refinanciar um empréstimo comercial pendente a uma taxa mais baixa? Você deve renegociar suas taxas de processamento de cartão de crédito? Uma revisão periódica garantirá que seus fornecedores financeiros não estejam se aproveitando de você.

Quais são os custos operacionais?

Os custos operacionais são as despesas diárias que você paga para administrar seu negócio, como as seguintes:

  • Custo dos produtos vendidos (CPV) – o valor necessário para comprar ou fabricar, embalar e vender seu produto (empresas de serviços normalmente não têm CPV ou têm CPV muito baixo)
  • Aluguel, pagamentos de aluguel de equipamentos e serviços públicos
  • Serviço de telefone e internet
  • Seguro
  • Despesas de marketing, como publicidade, taxas de feiras e design gráfico
  • Despesas de vendas, incluindo viagens
  • Folha de pagamento e outras despesas de RH
  • Despesas de escritório
  • Processamento de cartão de crédito e outras taxas bancárias

Nas demonstrações financeiras, o custo dos produtos vendidos é subtraído da receita total para obter o lucro bruto. Em seguida, outros custos operacionais são subtraídos do lucro bruto para obter o lucro líquido. É o valor que sobra para ser distribuído aos empresários ou reinvestido.